Relynk · Einführung & Bedienungsanleitung
Relynk® verstehen und sicher bedienen
Eine ausführliche, leicht lesbare Einführung in Konzept, Nutzen und Bedienung der Relynk Software – mit klickbaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die häufigsten Aufgaben.
„Bekommen Sie von anderen Abteilungen alles, was Sie brauchen, um selbst gute Arbeit machen zu können?“
Wofür Relynk da ist
Relynk ist eine Software für die Zuverlässigkeit zwischen Abteilungen. Sie fragt nicht zuerst, wer welche Aufgabe erledigt hat, sondern ob eine Abteilung von einer anderen wirklich das bekommen hat, was sie für gute Arbeit braucht.
Der Name kommt von rely (sich verlassen) und link (verbinden). Relynk betrachtet alles, was im Unternehmen passiert, rein horizontal von einer Abteilung zur nächsten. Denn alles muss vor allem aus Sicht der nachfolgenden Abteilung und schließlich aus Sicht der Kunden Sinn machen. Damit ergänzt Relynk klassische Aufgaben-, Projekt- und Kollaborationssysteme um eine Perspektive, die dort oft fehlt: die Sicht der empfangenden Abteilung. Eine Aufgabe kann formal abgeschlossen und für die nächste Stelle trotzdem unbrauchbar sein – genau diese Lücke macht Relynk sichtbar.
Jeder beherrscht seinen Job und versucht, ihn so gut wie möglich zu machen. Es geht in Relynk nicht um Leistungskontrolle von Personen, sondern um die Abstimmung der Schnittstellen zwischen den Abteilungen.
Aufgabe ist nicht gleich Anforderung
Abteilungen haben Aufgaben – ihre internen Kunden haben Exigences. Aufgaben beschreiben, was man selbst für richtig hält. Anforderungen beschreiben, wie und welche Zuarbeit eine nachfolgende Abteilung braucht, um selbst gut weiterarbeiten zu können. Jede Abteilung ist mal Kunde und mal Zulieferer: Der Vertrieb ist interne Kundin der Technik, wenn er belastbare Informationen für Angebote braucht – und zugleich Zuliefererin der Produktion, wenn er Kundeninformationen rechtzeitig bereitstellen muss.
kundenorientiertes Schnittstellen-Management. Wenn alle wichtigen Schnittstellen die Zuverlässigkeitsfrage mit „Ja“ beantworten, wird das Unternehmen auch gegenüber seinen externen Kunden stabiler.
Schritt für Schritt – einfach klicken
Wählen Sie eine Aufgabe aus. Mit einem Klick auf das Feld öffnet sich der vollständige Lösungsablauf als nummerierte Schritt-Folge. Alle Anleitungen lassen sich auch ausdrucken.
Der schnelle Einstieg
Zur Abstimmung von Anforderungen bis zur Messung der Zuverlässigkeit sind nur drei Schritte nötig. Beginnen Sie nicht mit dem größten Problem des Unternehmens, sondern mit einer Schnittstelle, an der regelmäßig Nachfragen, Warten oder Korrekturen auftreten.
Formulieren
Jede Abteilung formuliert Anforderungen an ihre Zuliefer-Abteilungen – samt Kriterien, an denen sie die Umsetzung beurteilen kann.
Abstimmen
Kunden- und Zuliefer-Abteilung stimmen die Anforderung ab, bis beide einverstanden sind. Erst dann gilt sie als abgestimmt.
Evaluieren
Nach einigen Wochen bewertet die Kunden-Abteilung für jede Anforderung, ob die Zuarbeit wie vereinbart kam.
Die Evaluationsergebnisse zeigen die Zuverlässigkeit der Schnittstellen zwischen den Abteilungen. Zuverlässigkeit führt zu Kundenzufriedenheit – intern wie extern. Mit Relynk lässt sie sich messen.
Anforderungen gut formulieren
Lösen Sie sich gedanklich von aktuellen Projekten – meistens sind immer wieder die gleichen Dinge wichtig oder problematisch. Eine gute Anforderung beschreibt nicht den Ärger, sondern einen gewünschten Zustand, freundlich und konkret aus Sicht der empfangenden Abteilung. Diese Leitfragen helfen:
- Was lief bisher besonders gut?
- Was läuft meistens gut, aber nicht immer?
- Was sollte nicht mehr passieren?
- Was ist besonders wichtig?
Spezifiziert – beide Seiten verstehen dasselbe. Messbar – über klare Kriterien. Angemessen – die Zuliefer-Abteilung kann sie umsetzen. Realistisch – mit Zeit und Mitteln machbar. Terminiert – mit einem Punkt, an dem evaluiert wird.
Die automatische Übersetzungsfunktion mancher Browser funktioniert nicht mit Relynk. Bitte schalten Sie sie aus und nutzen Sie stattdessen die mehrsprachige Sprachwahl von Relynk.
Die wichtigsten Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Kunden-Abteilung | Die Abteilung, die etwas braucht, um selbst gut weiterarbeiten zu können. |
| Zuliefer-Abteilung | Die Abteilung, von der eine Zuarbeit, Information, Entscheidung oder Leistung benötigt wird. |
| Partner-Abteilung | Eine Abteilung, mit der die eigene Abteilung in Relynk verbunden ist. |
| Anforderung | Eine konkret formulierte Erwartung an eine andere Abteilung – das Herzstück von Relynk. |
| Kriterium | Der Maßstab, an dem später beurteilt wird, ob die Anforderung gut erfüllt wurde. |
| Evaluation | Die regelmäßige Bewertung, ob die vereinbarte Zuarbeit zuverlässig war. |
| Carte des processus | Übersicht über abgestimmte, laufende und konfliktäre Anforderungen. |
| Carte de fiabilité | Übersicht über die Zuverlässigkeit der Zusammenarbeit aus Sicht der internen Kunden. |
Zustände einer Anforderung
Jede Anforderung trägt einen farbig gekennzeichneten Status-„Chip“. So sieht man auf einen Blick, wer gerade am Zug ist.
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Entwurf | Gespeichert, aber noch nicht gesendet – nur intern sichtbar, jederzeit änder- oder löschbar. |
| Warten | Die andere Abteilung ist am Zug. |
| Bearbeiten | Die eigene Abteilung muss auf eine neue Anforderung oder einen Kommentar reagieren. |
| Abgestimmt | Beide Seiten haben Text und Kriterien akzeptiert. Der Zeitraum bis zur Evaluation läuft. |
| In Evaluation | Der vereinbarte Zeitraum ist abgelaufen, die Bewertung steht an. |
| Evaluiert | Die Bewertung wurde abgegeben. |
| Konflikt | Die Abteilungen konnten sich bisher nicht einigen oder eine Frist wurde überschritten. |
| Beendet | Wird nicht weitergeführt, bleibt aber für Auswertung und Reaktivierung eine Zeit lang sichtbar. |
Das Dashboard lesen
Nach dem Login zeigt das Dashboard, wie zuverlässig Zusammenarbeit aus Sicht der internen Kunden funktioniert. Oben stehen die Kennzahlen als zwei Kreisscheiben, darunter die operativen Handlungsfelder. Zurück zum Dashboard kommen Sie jederzeit über das Relynk-Logo in der Seitenleiste.
Der dreiteilige Farbcode im Ring zeigt, wie viele grüne (zuverlässige), gelbe (akzeptable) und rote (unzuverlässige) Bewertungen abgegeben wurden. Die Zahl in der Mitte ist der Durchschnitt über alle evaluierten Anforderungen. Beides kann auseinanderfallen: Viele grüne Bewertungen mit wenigen roten ergeben einen mittelmäßigen Durchschnitt, obwohl nur an einzelnen Stellen Handlungsbedarf besteht.
Das grafische Ergebnis zeigt den unmittelbaren Handlungsbedarf. Das numerische Ergebnis ist eher für die längerfristige Entwicklung wichtig.
Umschalten: Abteilung ↔ Unternehmen
Mit dem Umschalter zwischen den Kreisscheiben wechseln Sie von der Abteilungsansicht in die Unternehmensansicht. Dann zeigt die rechte Kreisscheibe die Zuverlässigkeit des gesamten Unternehmens – eine Kennzahl, die gerade für die Geschäftsführung in höchstem Maße relevant ist. Sind weitere Unternehmen mit Relynk verbunden, zeigt die linke Kreisscheibe die Zuverlässigkeit der externen Zulieferer.
Untere Hälfte des Dashboards
- Partner-Abteilungen – eine scrollbare Übersicht aller Partner. Eine neue Anfrage erscheint mit dem Feld „Anforderung lesen“ und führt direkt zur betreffenden Anforderung.
- Anforderungen: Status & Anzahl – alle Status-Zustände auf einen Blick. Über den Link am Ende lassen sich neue Anforderungen hinzufügen.
- Termine – anstehende Termine zu den Anforderungen samt Bearbeitungsstatus. Wer zuverlässig sein will, behält diese gut im Blick.
Das operative Herz von Relynk
Anforderungen beschreiben, was eine Abteilung von einer anderen benötigt, um selbst gut weiterarbeiten zu können. Sie sind die operative Umsetzung der Zuverlässigkeitsfrage. Die Seite ist zweigeteilt: links die Anforderungen an Ihre Zuliefer-Abteilungen, rechts die Anforderungen Ihrer Kunden-Abteilungen an Sie.
Was eine Abteilung von einer anderen Abteilung benötigt, um selbst gut weiterarbeiten zu können.
In Relynk gibt es bewusst keine Priorisierung – letztlich müssen alle Anforderungen erledigt werden, damit die Kunden zufrieden sind. Auch scheinbar unwichtige Anforderungen gehören dazu: unwichtig heißt nicht überflüssig. „Abteilung“ steht dabei stellvertretend für jede Organisationseinheit – selbst die Geschäftsführung ist in Relynk „nur“ eine Abteilung.
Sprechende Titel
Jede Anforderung erhält automatisch einen sprechenden Titel nach dem Muster Kürzel Zulieferer – Kürzel Kunde Jahr – lfd. Nummer. Formuliert z. B. der Vertrieb (V) 2025 seine erste Anforderung an die Technik (T), lautet der Titel T-V 25-1. Die Zuliefer-Abteilung steht vorn, weil Prozessdarstellungen stets von links (Zulieferer) nach rechts (Kunde) verlaufen.
Die vier Bestandteile einer Anforderung
- 1. Auswahl der Zuliefer-Abteilung – aus den bereits angelegten Partnern.
- 2. Beschreibung der Anforderung – der wichtigste Schritt: das „Was“ und besonders das „Wie“.
- 3. Kriterien zur Evaluation – woran erkennt man die gute Erfüllung? (Ein bis zwei genügen.)
- 4. Evaluationsturnus – der Zeitraum bis zur Bewertung.
👉 Schritt für Schritt: Die genauen Klick-Abläufe zum Erstellen, Evaluieren, Beenden und Löschen finden Sie in den geführten Anleitungen oben.
Der Abstimmungsprozess
Anforderungen werden nicht diktiert. Eine Anforderung wird erst verbindlich, wenn die Zuliefer-Abteilung sie akzeptiert hat. Die Kunden-Abteilung erstellt und verändert; die Zuliefer-Abteilung kommentiert, akzeptiert oder gibt mit Änderungswünschen zurück.
Die Kunden-Abteilung kann eine Anforderung erstellen, verändern und beenden.
Die Zuliefer-Abteilung kann die Anforderung kommentieren oder ruhen lassen, bis sie
in Konflikt geht. Ablehnen ist erst nach einer vollständigen Abstimmungsrunde möglich.
| Kunden-Abteilung – Aktion | Zulieferer – Reaktion 1 | Reaktion 2 | Reaktion 3 |
|---|---|---|---|
| Als Entwurf speichern | — | — | — |
| Abstimmen (senden) | Accepter | Kommentieren | — |
| Kommentieren oder verändern | Accepter | Kommentieren | Refuser |
| Zurückziehen | — | — | — |
Evaluieren – das Prinzip „Net Promoter Score“
Nach Ablauf des Turnus bewertet die Kunden-Abteilung auf einer Skala von 1 bis 10, ob die Zuarbeit wie vereinbart funktioniert hat. Bewertet wird die Brauchbarkeit der Zuarbeit, nicht eine Person. Relynk überträgt dafür den aus der Kundenbefragung bekannten Net Promoter Score nach innen: Zuverlässig ist nur, wer sich aktiv um die Anforderungen der nachfolgenden Abteilung kümmert.
Unzuverlässigkeit beginnt schon bei 6 – kurz oberhalb der Skalenmitte. Eine 50/50-Chance, ob die vereinbarte Zuarbeit kommt, ist nicht zuverlässig.
Abweichungen & Auswirkungen
Zu jeder Evaluation gehört die Begründung. Direkt unter der Skala werden Abweichungen und Auswirkungen angeklickt – welche Felder aktiv sind, hängt von der vergebenen Note ab.
| Evaluation | 1–3 (sehr) unzuverlässig | 4–6 unzuverlässig | 7–8 akzeptabel | 9–10 zuverlässig |
|---|---|---|---|---|
| Abweichungen | „zu spät“ und / oder „nicht wie vereinbart“ (mind. eine) | keine | ||
| Auswirkungen | großer Zeitverzug und / oder hoher Zusatzaufwand | Zeitverzug und / oder Zusatzaufwand | keine (ausgegraut) | keine |
Eine „schlechte“ Evaluation bedeutet nicht zwangsläufig schlechte Arbeit. Vielleicht hat die Zuliefer-Abteilung selbst nicht bekommen, was sie brauchte. Die Bewertung sagt nur: Die Kunden-Abteilung hat nicht erhalten, was sie benötigt – ein konkreter Hinweis auf eine Lücke in der Prozesskette, keine Schuldzuweisung.
Nach der Evaluation
- Beibehalten – keine Aktion nötig; die Anforderung springt nach einigen Tagen automatisch zurück auf „abgestimmt“ bis zur nächsten Evaluation.
- Verändern – beendet die aktuelle Anforderung und öffnet sie unter neuer Nummer mit gleichem Inhalt, damit die bisherigen Ergebnisse nachvollziehbar bleiben.
- Beenden – die Kunden-Abteilung beendet eine nicht mehr benötigte Anforderung; sie bleibt noch eine Zeit sichtbar und ist bis zu einem Jahr reaktivierbar.
Verbindungen und Karten
Eine durchgehende Logik zieht sich durch die gesamte App: links die Zulieferer, rechts die Kunden – wie in der klassischen Wertschöpfungskette. Links kommt etwas hinein, rechts wird etwas weitergegeben.
Der Bereich Partner
Bevor Sie eine Anforderung formulieren können, muss die Abteilung als Zuliefer-Abteilung angelegt sein. Es gilt die Grundregel: Keine Partner-Abteilung ohne Anforderung. Ein Klick auf eine Partner-Kachel öffnet alle verbundenen Anforderungen – über zwei Reiter wechseln Sie zwischen „diese Abteilung als unser Zulieferer“ und „als unser Kunde“. Wie Sie einen Partner anlegen, zeigt die geführte Anleitung.
Die Prozesskarte
Die Prozesskarte zeigt den Abstimmungsstand: welche Anforderungen abgestimmt sind, welche noch in Klärung und wo Konflikte bestehen. Für Nutzer ist sie eine Orientierungshilfe, für Führungskräfte ein Frühwarnsystem. Jede Abteilung ist eine Kachel mit einem zweigeteilten Farbbalken – die schlechtere Alternative bestimmt jeweils die Farbe.
Schwarz
abgestimmt ·
Grau noch in Abstimmung ·
Rot konfliktär.
Linker Balken · Pfeil raus: die Abteilung als Zulieferer.
Rechter Balken · Pfeil rein: die Abteilung als Kunde.
Die Texte der Anforderungen sind nicht öffentlich. Nur die beteiligten Abteilungen sowie Personen mit erweiterten Leserechten – vom Administrator freigeschaltet, üblicherweise die Geschäftsleitung – können sie einsehen. Es gibt eine Abteilungs- und eine Unternehmensansicht (bis zu 100 Abteilungen gleichzeitig).
Die Zuverlässigkeitskarte
Die Zuverlässigkeitskarte zeigt die Ergebnisse der Evaluationen – den Durchschnitt über alle abgestimmten und evaluierten Anforderungen zwischen zwei Abteilungen, farblich und numerisch. Sie ist das vielleicht wichtigste Steuerungsinstrument, weil die Bewertung von denen kommt, die die Qualität der Zuarbeit wirklich beurteilen können: den internen Kunden.
Ein guter Durchschnitt kann einzelne rote Ausreißer verdecken. Außerdem bilden sich grüne und gelbe Werte aus je zwei Zahlen (10/9 bzw. 8/7), rote dagegen aus einem großen Bereich (6–1). Deshalb zeigt Relynk Farbe und Zahl: Ist der Balken grün, die Kennzahl aber mittelmäßig, stehen hervorragenden Bewertungen vermutlich einzelne sehr schlechte gegenüber – die unbedingt adressiert werden sollten.
Welche Werte als akzeptabel gelten, hängt vom Ziel des Unternehmens ab. Generell vermieden werden sollten Bewertungen unterhalb der Skalenmitte – und wünschenswert ist stets eine Steigerung, unabhängig vom aktuellen Niveau.
Im Alltag immer auf dem Laufenden
Mitteilungen
Die Mitteilungsseite gibt einen schnellen Überblick über anstehende Termine und Aktivitäten der Partner-Abteilungen. Der rote Punkt im Glockensymbol erscheint, sobald eine neue Mitteilung eingegangen ist – etwa wenn sich der Status einer Anforderung geändert hat. Auch hier gilt: links Mitteilungen zu Anforderungen an die Zuliefer-Abteilungen, rechts zu Anforderungen von den Kunden-Abteilungen. Ein Klick öffnet direkt die betreffende Anforderung. Wird ein Termin fällig, bekommt die Mitteilung einen roten Rand.
Auf Wunsch kann Relynk Mitteilungen auch per E-Mail senden – etwa wenn eine Anforderung eingeht oder ein Abstimmungs- bzw. Evaluationstermin ansteht. Wie Sie das aktivieren, zeigt die geführte Anleitung.
Hilfe / FAQ
Fragen werden aus drei Quellen beantwortet: dem Handbuch, der Liste häufiger Fragen (FAQ) und dem Kontaktformular. Über das Kontaktformular im Reiter „Kontakt“ erreichen Sie den Relynk-Administrator Ihres Unternehmens – auch ohne seinen Namen zu kennen (siehe geführte Anleitung). Das Entwicklerteam erreichen Sie zusätzlich unter support@relynk.com.
Profil
Ganz unten in der Seitenleiste finden Sie unter Ihrem Namen Ihr Profil. Im Reiter Meine Daten sehen Sie Ihre zugeordneten Abteilungskonten, wechseln zwischen ihnen ohne Logout, ändern Passwort und Kontaktdaten und passen über das Stift-Symbol die Abteilungsdaten an. Im Reiter Einstellungen optimieren Sie Relynk für Ihre Bildschirmgröße, blenden die Erläuterungen der Buttons ein oder aus und steuern Benachrichtigungen. Welche Abteilungskonten Ihnen zugeordnet sind, steuert der Relynk-Administrator.
